Muchas veces el departamento de Recursos Humanos requiere mostrar habilidades que no solamente engloban nóminas y gestión de personal; a veces son necesarias mostrar características de psicólogo, de entrenadores, pero que sean carismáticos y sepan analizar datos y números. No deben olvidar mantener una visión jurídica, desarrollar habilidades de marketing y no podemos olvidar los conocimientos tecnológicos ¿mucho trabajo, no?
Los avances en tecnología aplicable a la gestión de talento demanda que los gerentes de Recursos Humanos conozcan el negocio por dentro y por fuera, que actúen como consultores y que diseñen estrategias constantemente que invite a los colaboradores a comprometerse y obtengan una experiencia positiva en la empresa.
Sin embargo, además de todo esto contamos con la parte transaccional. Hay que rellenar y archivar el papeleo. Hay que seguir procesos por más obsoletos que sean. Hay que hacer un seguimiento de los documentos que faltan o que no están actualizados para cumplir con normativas.
De acuerdo a diversos estudios, el departamento de Recursos Humanos destina el 41% de su tiempo a realizar tareas transaccionales.
Si bien estas actividades son absolutamente necesarias, el tiempo requerido para completarlas es desproporcionado con respecto al valor que generan. El departamento de Recursos Humanos necesita detectar los trabajos que pueden “mermar” su productividad o el desarrollo de estrategias que optimicen la rentabilidad de la empresa.
Al no contar con un mapeo de estas actividades el departamento de Recursos Humanos está perdiendo la oportunidad de asignar su tiempo y talento a las actividades estratégicas de su área, que tienen un impacto directo en las personas y, en última instancia, en los resultados de la organización.
¿Cuáles son las actividades que afectan la productividad de Recursos Humanos?
Son 4 las más comunes y las enlistamos a continuación para que las tengas en el radar y evites enfocarte solo en ellas.
🔹 Papeleo: escanear, copiar, archivar…con esta cantidad de documentos se aprecia la cantidad de horas necesarias para gestionar la documentación en papel.
El papel es el mejor asesino de la productividad, no sólo para el equipo de RRHH, sino también para los colaboradores. Todas las funciones de Recursos Humanos -beneficios, formación, contratación, relaciones con los empleados, talento- generan algún tipo de documento de los empleados. En todas las áreas, el expediente medio contiene unos 24 documentos diferentes y cada documento puede incluir varias hojas de papel. Con este volumen y alcance, es fácil ver cómo desaparecen innumerables horas para gestionar los expedientes en papel.
🔹 Burocracia: los procesos, en su mayoría, son necesarios para el orden y la coherencia en la gestión de los equipos de trabajo, sin embargo, cuando no son evaluados regularmente resultan ser procesos engorrosos que disminuyen la productividad.
Cuando la industria cambia también cambian los negocios; en las empresas os procesos pueden volverse innecesarios o duplicados y sobretodo engorrosos. Los empleados se distraen de sus tareas cotidianas y Recursos Humanos pierde tiempo de contacto con los colaboradores.
🔹 Solicitudes de Rutina: es importante mantener a los colaboradores claros con temas tan importantes como prestaciones, días de vacaciones y temas referentes a la #Nómina sin embargo no hay que perder el foco y echar mano de la #Automatización de procesos lo más que se pueda.
Pareciera que el objetivo de Recursos Humanos es ofrecer la información que el colaborar requiera en todo momento, sin embargo considerando la automatización de procesos no equivale a eliminar las interacciones de alto contacto, sino de preservar los recursos que las respaldan para cuando son más necesarias.
🔹 Exceso de datos: esto se refiere a la acumulación de datos que no están optimizados para que el departamento de #RRHH, acción necesaria para mejoras y control de rendimiento.
Los datos pueden significar en una pérdida de tiempo solo y cuando no están optimizados para que RRHH trabaje con ellos; no olvidemos que los datos deberían facilitar al área la obtención de información sobre las necesidades de los empleados, ver dónde se pueden hacer mejoras y hacer un seguimiento del rendimiento de RRHH a lo largo del tiempo.
En Alia comprendemos cada uno de estos elementos que engloban las demandas actuales hacia los departamentos de Recursos Humanos, nuestra función es brindarle a tu empresa una visión integral y resiliente que enfrente los obstáculos que presentan la sinergia entre una gestión tradicional y las tendencias e innovaciones que vienen a complementarla.
